Sei es für die neue Arbeitsstelle, den Nebenjob, den Studienplatz oder ein Stipendium – mit ansprechenden, gut strukturierten und übersichtlichen Bewerbungsunterlagen können Sie die Entscheider in vielen Lebenslagen von sich überzeugen.
Während die physische Bewerbungsmappe heutzutage in vielen Branchen und Berufen ausgedient hat, kommt sie jedoch bei einigen kleineren Betrieben oder auf Job- oder Karrieremessen dennoch weiterhin gut an. Die Mehrheit der Bewerbungen finden heute digital statt. Entweder über ein spezielles Jobportal, die Karriereseite eines Unternehmens oder per E-Mail – gelegentlich sogar über Social Media.
Als Anbieter von Online-Weiterbildungen und Umschulungen schulen wir unsere Teilnehmenden nicht nur in der Erstellung von aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, sondern wir arbeiten auch eng mit Personalern zusammen und wissen daher, worauf es bei einer überzeugenden Bewerbung ankommt.
Auf dieser Seite geben wir Ihnen einen Überblick, welche Inhalte in die vollständigen Bewerbungsunterlagen gehören und auf welche optionalen Bestandteile Sie gegebenenfalls verzichten können. Erfahren Sie, worauf Sie bei der Erstellung der Bewerbungsmappe achten und welche Fehler Sie vermeiden sollten. Außerdem geben wir Ihnen eine Checkliste und eine Reihe von Tipps an die Hand, damit Ihre Bewerbung zum Erfolg führt.
Häufig steht in Stellenausschreibungen, dass Bewerber:innen ihre kompletten oder vollständigen Bewerbungsunterlagen schicken sollen. Doch was heißt das genau? Was gehört in die Bewerbung? Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick und Tipps zum Erstellen der Inhalte einer Bewerbungsmappe.
Benötigt es heutzutage noch ein Anschreiben oder Bewerbungsschreiben? Von einigen Experten wird der Sinn des Schreibens in Frage gestellt. Einige Bewerber:innen, die sich mit dem Verfassen des Anschreibens schwertun, mögen es mit Erleichterung vernehmen. Wir aber finden, dass ein aussagekräftiges Anschreiben viele Vorteile bringt und deswegen in die Bewerbung gehört.
Denn das Bewerbungsanschreiben dient dazu, Ihre Motivation für die ausgeschriebene Stelle und das konkrete Unternehmen deutlich zu machen. Es beantwortet die Frage: Warum habe ich mich gerade bei dieser Firma und auf diese Position beworben?
Auch erlaubt es Ihnen, die relevanten Kompetenzen und Erfahrungen, die Sie für die Stelle mitbringen, hervorzuheben. So können Sie das Interesse des Arbeitgebers an Ihnen wecken und aufzuzeigen, mit welcher Expertise Sie im Job punkten können.
Darüber hinaus kann das Bewerbungsschreiben dabei helfen, Lücken im Lebenslauf zu erklären. Auch für Quereinsteiger ist es eine gute Gelegenheit, ihre Stärken und Erfahrungen hervorzuheben, die eventuell durch den Lebenslauf nicht deutlich werden.
Beim Verfassen des Anschreibens sollten Sie darauf achten, dass Sie einige Formalitäten einhalten und bestimmte Fehler vermeiden:
Tipp: Achten Sie darauf, das Anschreiben immer individuell und passend zur ausgeschriebenen Stelle und zum Unternehmen zu verfassen. Das Anschreiben sollte dabei nicht mehr als eine Din A4-Seite umfassen.
Der Lebenslauf oder auch CV (lateinisch: curriculum vitae) ist für viele Personalverantwortliche das wichtigste Dokument in der Bewerbung. Von vielen Personalern wird er sogar noch vor dem Anschreiben gelesen. Der CV erlaubt es den Recruiter:innen, sich schnell einen Überblick über Ihren Werdegang und Ihre Kenntnisse zu verschaffen.
Der tabellarische Lebenslauf ist in der Regel umgekehrt chronologisch aufgebaut, sprich die aktuellste Position steht oben. Er sollte übersichtlich, gut strukturiert und aussagekräftig sein.
Zum Lebenslauf gehören:
Wichtig: Der Lebenslauf sollte vollständig sein. Lücken von 3 Monaten oder mehr sollten Sie kurz erwähnen und erklären.
Der Lebenslauf sollte nicht mehr als 3 Seiten umfassen. Bewerber:innen mit Berufserfahrung können zum Beispiel beim Bildungsweg nur den höchsten Abschluss nennen. Auch Hobbys können bei viel Berufserfahrung weggelassen oder auf relevante Interessen beschränkt werden, um den Lebenslauf nicht ausufern zu lassen. Berufsanfänger:innen hingegen können zum Beispiel Praktika und dort ausgeübten Tätigkeiten aufführen, während diese beruflichen Stationen bei erfahrenen Bewerber:innen weniger relevant sind.
Grundsätzlich sollten Sie auch den Lebenslauf auf die ausgeschriebene Position anpassen und die Stationen und Stärken hervorheben, die für den Job relevant sind. Kompetenzen und Stärken, die Sie im Anschreiben erwähnt haben, sollten sich hier ebenfalls wiederfinden.
Tipp: Erstellen Sie einen ausführlichen Lebenslauf mit allen Stationen und Stärken als Vorlage, die Sie individuell bei jeder Bewerbung auf die Anforderungen der Stelle und des Unternehmens anpassen.
Das Deckblatt ist ein freiwilliger Bestandteil der Bewerbung. Es dient dazu, dem potenziellen Arbeitgeber einen schnellen Überblick über Sie als Person zu geben. Es kommt besonders bei physischen Bewerbungsmappen zum Einsatz. Bei Online-Bewerbungen wird dieses Blatt in der Regel weggelassen.
Falls Sie sich für den Einsatz eines Deckblatts entscheiden, so platzieren Sie hier das Bewerbungsfoto und nicht auf dem Lebenslauf. In der Bewerbungsmappe kommt das Deckblatt hinter dem Anschreiben und vor dem Lebenslauf.
Tipp: Wenn Sie das Bewerbungsfoto, Ihre Kontaktdaten sowie die Position, auf die Sie sich bewerben, auf dem Deckblatt unterbringen, können Sie Platz im Lebenslauf sparen.
Wie das Deckblatt gehört auch das Motivationsschreiben zu den freiwilligen Elementen der Bewerbung. Im Motivationsschreiben kann Ihre Motivation und Begeisterung für die Stelle noch ausführlicher und persönlicher dargestellt werden als im Anschreiben. Wichtig ist jedoch, dass es sich von diesem unterscheidet.
In manchen Bewerbungen kann explizit ein Motivationsschreiben verlangt werden, zum Beispiel bei Praktika, Studienplätzen oder Stipendien. Sie müssen dieses Schreiben daher nur beifügen, wenn es ausdrücklich verlangt wird.
Die sogenannte dritte Seite bietet verschiedene Einsatzmöglichkeiten. Berufserfahrene oder Selbstständige können statt eines Motivationsschreibens auch eine Liste ihrer Projekte oder Arbeitsproben anfügen. So können sie ihre Berufserfahrung und die benötigten Kompetenzen für die ausgeschriebene Position belegen. In manchen Branchen oder kreativen Tätigkeiten wird sogar explizit nach Arbeitsproben oder einem Portfolio gefragt. Ansonsten gilt auch hier: Arbeitsproben sind optional.
Darüber hinaus kann die dritte Seite im akademischen Bereich zum Beispiel auch genutzt werden, um die eigenen Veröffentlichungen aufzuzählen.
Tipp: Der Aufbau des Motivationsschreiben ähnelt grundsätzlich dem Anschreiben, sollte aber etwas individueller ausfallen und darf gerne einen Einblick in Ihre Persönlichkeit und Ihre Ziele geben.
Grundsätzlich gilt: Zeugnisse gehören unbedingt in die vollständige Bewerbung, denn sie erlauben den Personalverantwortlichen eine Beurteilung Ihrer Qualifikationen und Kenntnisse. Doch welche Zeugnisse und Bescheinigungen gehören in die Anlage? Und worauf sollten Sie außerdem achten? Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick.
Zu den Anlagen einer Bewerbung zählen:
Welche Nachweise und Zeugnisse Sie Ihrer Bewerbung beifügen, ist unter anderem abhängig von Ihrer Berufserfahrung. Berufserfahrene können zum Beispiel auf das Beifügen von Bescheinigungen über weit zurückliegende Praktika verzichten, für Berufseinsteiger:innen sind das jedoch unerlässliche Nachweise über berufliche Erfahrungen und erworbene Kompetenzen.
Achten Sie auch darauf, dass die angehängten Dokumente relevant für die ausgeschriebene Stelle sind. Ein Nachweis über einen erfolgreich absolvierten Französischkurs ist schön und gut, aber nur für Personalverantwortliche in einem deutsch-französischen Unternehmen relevant.
Wichtig: Senden Sie niemals Originaldokumente, immer nur Kopien! Im Fall von ausländischen Zeugnissen lassen Sie diese unbedingt übersetzen und beglaubigen. Und fügen Sie nicht mehr als 10 Seiten als Anhang bei!
Tipp: Bei Anlagen von mehr als 6 Seiten empfiehlt es sich, zur besseren Übersicht für die Personaler:innen ein Anlagenverzeichnis am Ende des Anschreibens zu ergänzen.
Das Bewerbungsfoto gehört heute aufgrund des Allgemeinen Gleichstellungsgesetzes (AGG) nicht mehr zwingend zur Bewerbung, wird aber weiterhin gerne gesehen. Dank eines Portraitfotos können sich Personalverantwortliche einen ersten Eindruck von Ihnen machen, die Bewerbung wird so persönlicher.
Wenn Sie sich für ein Bewerbungsfoto entscheiden, sollte Sie unbedingt ein professionelles Portraitfoto vom Fotograf:innen wählen. Schnappschüsse und Selfies sind ein No-Go.
Das Foto gehört entweder auf das Deckblatt oder auf den Lebenslauf, nicht aber auf beides.
Tipp: Präsentieren Sie sich auf dem Arbeitsfoto so, wie Sie sich auch im Arbeitsalltag kleiden. Zu Ihrem Beruf gehört ein Anzug mit Schlips und Kragen? Mit einem entsprechenden Foto überzeugen Sie potenzielle Arbeitgeber.
Damit Sie sich mit Ihrer Bewerbung nicht von vornherein bei den Recruiter:innen ins Abseits stellen, sondern Erfolg im Bewerbungsprozess haben, sollten Sie ein paar Dinge beachten.
Besonders Übertreibungen und Unwahrheiten über Ihre Fähigkeiten sowie Erfahrungen sollten Sie unbedingt vermeiden. Selbst wenn man mit dieser Täuschung kurzfristig Erfolg haben und die Stelle ergattern sollte, so kann sie langfristig einen großen Schaden für die Karriere bedeuten. Und noch ein paar andere Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden.
Zu den häufigsten Fehlern in Bewerbungen gehören:
Tipp: Lassen Sie Ihre Bewerbung am besten von jemand anders mit entsprechender Kompetenz Korrektur lesen. So lassen sich zum Beispiel sprachliche Fehler und unverständliche Formulierungen vermeiden.
Nutzen Sie die Weiterbildungsangebote von Viona, um Ihre Kenntnisse in Textverarbeitung oder Bewerbung aufzufrischen:
Um sicherzustellen, dass Ihre Unterlagen vollständig sind, empfehlen wir Ihnen unsere Checkliste für Bewerbungen:
Zu den vollständigen Bewerbungsunterlagen gehören auch die Zeugnisse. In der Regel sollten Sie daher alle relevanten Unterlagen direkt bei der Bewerbung einreichen. Es kann jedoch sein, dass Ihnen zu diesem Zeitpunkt noch kein Zwischenzeugnis oder Arbeitszeugnis Ihres aktuellen Arbeitgebers vorliegt. In diesem Fall sollten Sie das Zeugnis nach Erhalt unverzüglich und unaufgefordert nachreichen.
Falls ein wichtiges Zeugnis nicht mehr vorhanden ist, ist es empfehlenswert, den Grund dafür sachlich mitzuteilen, sich um einen Ersatz des Dokuments zu bemühen, sofern dies möglich ist, und dieses nachzureichen.
Wie groß der Anhang sein darf, kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Viele Firmen machen Angaben, wie groß die eingereichten Unterlagen sein dürfen. Diese Maximalgröße sollten Bewerber keinesfalls überschreiten.
Grundsätzlich sollten Sie darauf achten, nicht zu große Dateien zu versenden oder hochzuladen und lieber ein Stück unter der Maximalgröße zu bleiben. Empfehlenswert ist es, wenn die PDF-Datei eine Größe von maximal 2 bis 4 MB hat.
Ihre Gehaltsvorstellung geben Sie in der Regel als Jahresbruttogehalt an, also zum Beispiel „40.000 Euro brutto pro Jahr“. Sie können auch eine Gehaltsspanne angeben, falls Sie das möchten. Die Gehaltsangabe gehört dabei ins Anschreiben in den Schlusssatz. Bei einigen Online-Portalen gibt es ein eigenes Feld für die Gehaltsvorstellung. Dann geben Sie das gewünschte Bruttogehalt pro Jahr oder Monat hier an.
Falls Sie sich unsicher sind, welches Gehalt branchenüblich ist, empfiehlt sich der Blick in ein Gehaltsvergleichsportal wie zum Beispiel gehalt.de.
Die Unterlagen sollten eine gewisse Reihenfolge einhalten, ganz gleich, ob Sie Ihre Bewerbung digital oder in Papierform verschicken:
Falls das Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben möchten, über eine Bewerberseite oder Karriereseite verfügt, laden Sie hier Ihre Unterlagen hoch. Stellen Sie dafür die relevanten Unterlagen in einem einzigen PDF-Dokument zusammen und achten Sie auf die richtige und aussagekräftige Benennung (z.B. „Bewerbung Max Mustermann März 2024“)
Stellen Sie sicher, dass die Dateigröße nicht mehr als 2 bis 4 MB beträgt. Manchmal erlauben Unternehmen auch andere Datei-Formate oder -Größen. Wichtig ist, dass Sie keine falschen Datei-Formate oder zu große Dateien hochladen, sondern sich an die Wünsche Ihres potenziellen Arbeitgebers halten.
Laut Gesetz dürfen Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerber:innen bis zu 3 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt werden. Länger ist laut Datenschutz nicht erlaubt. Diese Aufbewahrungsfrist ist vorgesehen, falls der:die abgelehnte Bewerber:in klagen und einen Anspruch auf Schadensersatz oder Entschädigung gelten machen möchte. Falls in diesem Zeitraum keine Klage erhoben wird, müssen die Unterlagen laut DSGVO gelöscht werden.
In manchen Fällen ist es jedoch möglich, dass Bewerber:innen explizit einer längeren Aufbewahrungsfrist zustimmen, um für eine später ausgeschriebene Stelle berücksichtigt zu werden.
Zu einer verkürzten Aufbewahrungsfrist kann es kommen, wenn der:die Bewerber:in die Bewerbung selbst zurückzieht. Der Rückzug der Bewerbung ist in der Regel mit einem Antrag auf Löschung der Daten verbunden.
